Zahlungskonditionen

Eine Rechnung wird erst durch die Angabe der Zahlungskonditionen (oder Zahlungsbedingungen) komplett. In der Regel werden diese bereits bei Vertragsabschluss bzw. Auftragserteilung mit dem Kunden vereinbart. Die meisten Unternehmen legen ihre standardisierten Zahlungsmodalitäten in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen fest, so dass in der eigentlichen Rechnung ein Verweis auf die AGBs ausreicht.

Allerdings können – aus welchen Gründen auch immer – die Zahlungskonditionen individuell vereinbart werden; normalerweise werden diese dann mit dem Kunden abgestimmt. In Ausnahmefällen sind auch abweichende Zahlungsbedingungen für genau eine Rechnung denkbar.  Das erfolgt meist bei größeren Projekten mit entsprechend großen Rechnungsbeträgen, bei denen Lieferant und Kunde  sich aus Gründen der Liquiditätsplanung genau abstimmen müssen.

Die Zahlungskonditionen können somit auf folgenden Ebenen definiert werden:

  • Allgemein in den AGBs
  • Kundenspezifisch
  • Rechnungsspezifisch

Zahlungsziel

Zahlungskonditionen im Detail

Die vollständigen Zahlungskonditionen bestehen demnach aus

  • Zahlungsziel: Die Anzahl Tage bis die Rechnung ohne Abzug auszugleichen ist
  • Skontosatz: Ein Prozentsatz vom Rechnungsbetrag, den der Kunden in Abzug bringen darf, falls er die Rechnung vorzeitig ausgleicht.
  • Skonto-Tage: Die Anzahl Tage, innerhalb derer das Skontos einbehalten werden darf.  Um genau zu sein ist das die Frist zwischen Lieferung und Zahlungseingang.
  • In seltenen Fällen kann in diesem Zusammenhang auch eine Zahlungsart vereinbart werden. Dazu zählen beispielsweise Elektronische Überweisung, Bankeinzug oder Letter of Credit, etc. Aber das sind schon sehr seltene Ausnahmefälle.

Zahlungsverzug

Wenn der Rechnungsempfänger die Zahlungskonditionen nicht einhält, gerät er sofort in Verzug, Zahlungserinnerungen und weitere Mahnungen sind eigentlich nicht notwendig. Gläubiger können sofort mit Vollstreckungsmaßnahmen beginnen. Aus Kulanzgründen mahnen Unternehmen trotzdem die offenen Forderungen erst an, wenn die Zahlungsbedingungen nicht beachtet wurden.

Auch wenn Skonto außerhalb der vereinbarten Frist gezogen wurde oder die Wertstellung der Valuta zu spät erfolgte, kann der Betrag nachgefordert werden. Mit den unpünktlichen Zahlungen entsteht dem Rechnungsaussteller natürlich wirtschaftlicher Schaden, den er seinem Kunden in Form von Mahnkosten und Verzugszinsen berechnen kann. In den Allgemeinen Geschäftsbedingungen AGB sollte unter dem Stichwort Zahlungsbedingungen ihre Höhe konkret angegeben werden.

Zahlungskonditionen in iscrm einrichten

Zahlungskonditionen können in den unterschiedlichsten Varianten vorkommen. Deswegen bietet iscrm hier kein vorgefertigtes Modul an, sondern geht davon aus, dass Sie sich die Zahlungskonditionen genau entsprechend Ihren Anforderungen einrichten. Nichts leichter als das:

Zuerst müssen Sie die dafür notwendigen Datenfelder vereinbaren. Dies erfolgt unter System > Datendefinition. Im einfachsten Fall legen Sie hier zwei eigene Felder im Bereich Kundendaten an:

  • Datenfeld Skonto in Prozent vom Typ numerisch mit 2 Dezimalstellen
  • Datenfeld Skontotage vom Typ numerisch ohne Dezimalstellen

Damit können Sie schon mal die kundenspezifischen Konditionen verwalten. Nun müssen Sie nur noch die entsprechenden Texte auf einer Rechnung ausgeben. Dafür ist eine kleine Programmroutine erforderlich:

# Vorbesetzung

dtDatum = dateToTimeObject( ‚[RgDatum()]‘ ) # Startdatum ist das Rechnungsdatum
sText = ‚Gleichen Sie die Rechnung bis spätesten [DatumIn4Wochen()] aus.‘
nSkonto = [=FeldSkontoProzent] nSkontoTage = [=FeldSkontoTage] if nSkonto > 0.0 then
# Der Kunde hat Skonto; Ausgabetext erweitern
dtSkonto = dtDatum + nSkontoTage*24*60*60
sText += ‚<br>Bei Zahlung bis ‚ + dateFormatted(dtSkonto)
sText += ‚ erhalten Sie ‚ +  numF(nSkonto,2)  + ‚% Skonto.‘
end
return sText

Anm: Obige Programmzeilen müssen in eine eval()-Anweisung eingebettet werden. Die Feldbezeichnungen
sind durch die echten Werte zu ersetzen. Die eckigen Klammer sind durch Doppel-Klammern zu ersetzen.
# leitet einen Kommentar ein.

In der Routine wird zuerst der Text für die Zahlungskonditionen für den Fall erzeugt dass keine kundenspezifischen Zahlungskonditionen gegeben sind. Danach sieht iscrm beim Kunden nach ob Skonto eingetragen ist. Falls dem so ist, wird der Text um das Skontodatum erweitert und der vereinbarte Skontosatz ausgegeben.  Natürlich können Sie hier auch noch den verminderten, zu überweisenden Rechnungsbetrag ausrechnen und an den Ausgabetext anhängen.

Zusammenfassung

Die Cloud Unternehmenssoftware für CRM und ERP iscrm unterstützt Sie bei jeder Art von Abrechnung; vieles wird bereits durch Standardfunktionen abgedeckt. Doch auch individuellste Anforderungen können über die Konfigurationswerkzeuge implementiert werden.

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