Seminare verwalten und abrechnen

Seminare, Veranstaltungen und Kurse können Sie in iscrm –  der Cloud Geschäftsapplikation für CRM und ERP – ganz bequem und übersichtlich verwalten, kontrollieren und abrechnen. Allerdings muss iscrm dafür konfiguriert werden; hier ein paar Tipps und Hinweise dazu.

Das erste was Sie einrichten sollten ist ein Seminar-Kalender; dieser zeigt auf, wann welches Seminar geplant ist und wie viele Teilnehmer dafür angemeldet sind. Weil Seminare termingebunden sind, verwenden wir hierfür das Kalender-Modul und legen die Seminartermine hier an. Die Standard-Termindaten sind jedoch um einige zusätzliche Informationen zu erweitern:

  • Wer ist Trainer/Schulungsleiter
  • Wie viele Teilnehmer können maximal kommen
  • Welche technische Ausstattung ist erforderlich
  • Produkteintrag, über den das Seminar abzurechnen ist
  • Anmerkung: Je nach Teilnehmer können unterschiedliche Preise für das Seminar anfallen; sei es weil der Kunde einer bestimmten Kundengruppe zugeordnet ist (z.B. Mitglied) oder weil er gleich mehrere Teilnehmer (Staffelpreise) meldet. Diese Preisvarianten können in der Produktverwaltung hinterlegt werden.
  • Ein Statusfeld für die Seminarvorbereitung hat sich als hilfreich erweisen, denn darüber kann man schnell erkennen welche vorbereitende Maßnahmen noch zu erledigen sind.
  • Und die wichtigste Maßnahme für den Seminarkalender: Vereinbaren und benennen Sie ein, zwei Farben für  Seminartermine damit diese immer sofort ins Auge fallen.

Mit diesen paar Vorbereitungen haben Sie – zusammen mit den ’normalen‘ Termindaten – die notwendige Datenbasis um Ihre Seminare übersichtlich zu verwalten.

 

Seminare

Seminare verwalten

Anmeldungen/Teilnehmer

Die Anmeldungen für ein Seminar werden im Termin unter dem Tabreiter > Teilnehmer angelegt. Auch hier sind wieder ein paar zusätzliche Datenfelder zu generieren:

  • Status der Anmeldung
  • Anzahl der Teilnehmer, falls ein Kunde ein Kontingent von Teilnahmen bestellt aber die wirklichen Teilnehmer/innen noch nicht benennen kann.
  • Für die spätere Verwendung: Ein Informationsfeld in dem Sie hinterlegen können, wie der/die Teilnehmer/in das Seminar beurteilt hat. Das kann in späteren Auswertungen sehr hilfreich sein.

Hinweis: Im Seminarkalender sehen Sie, welche Anmeldungen für ein Seminar vorliegen. Aus Sicht eines Kontaktes können Sie unter dem Tabreiter > Aufgaben&/Termine jederzeit sehen an welchen Seminaren dieser Kontakt bereits teilgenommen hat.

Dokumente

Die Anmeldung zu einem Seminar erfordert normalerweise einige Dokumente. Das kann eine Teilnahme-/Auftragsbestätigung sein und/oder eine Rechnung. Sehr häufig wird bei der Anmeldung auch gleich die Rechnung generiert und an den Besteller verschickt,  weil z.B. nur bezahlte Teilnahmen für das Seminar zugelassen sind.

Egal wie Sie Ihre Prozesse gestalten, die entsprechenden Dokumente können über die Druckvorlagen eingerichtet werden. Sie müssen nur genau auf das zu Grunde liegende Seminar Bezug nehmen. D.h. hier müssen die Datenfelder zur Beschreibung des Seminars mit aufgenommen werden: Titel, Veranstaltungsort und Datum sind immer mit auszugeben, damit es keine Mißverständniss beim Kunden gibt.

Seminarteilnehmer selektieren

Bei der Vorbereitung eines Seminars ist es hilfreich, dass Sie die alle Anmeldungen selektieren können. Sei es weil Sie einen Serienbrief mit den neuesten Informationen  drucken müssen; oder weil Sie alle Teilnehmer per Newsletter an den anstehenden Termin erinnern wollen.

In iscrm braucht es nur einen Klick um alle Anmeldungen einer Veranstaltung als Kontaktliste starten.

Seminar abrechnen

Es hat sich als hilfreich erwiesen, die Teilnehmergebühren direkt aus der Anmeldung heraus abzurechnen weil Sie dann gleich sehen, wer bereits bezahlt hat und bei wem die Teilnahmegebühren noch offen sind. Beauftragen Sie unseren Support, um ein ein Rechnungskommando in der Teilnehmerliste bereitzustellen.

Aber natürlich können Sie die Rechnungen auch jederzeit manuell erzeugen. Das ist ein etwas höherer Verwaltungsaufwand aber es spricht prinzipiell nichts dagegen.

Wie auch immer Sie Ihre Daten handeln wollen, Ihre Seminare sind in iscrm hervorragend verwaltet.

Über uns

Wir entwickeln seit Jahren webbasierte CRM und ERP Software für Unternehmen jeder Größe und Branche. Unser Ziel ist die professionelle und anwenderfreundliche Unternehmenssoftware, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtert.

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