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PDF-Rechnungen online erstellen

Das Online Rechnungsmodul dient zur Erstellung und zum Versand von Rechnungen. Zusätzlich können darüber auch die Ein-Zahlungen für die Rechnungen überwacht werden.

Aktivierung

Das ERP-Rechnungsmodul wird nicht automatisch aktiviert. Um es zu nutzen, müssen Sie in der Benutzerverwaltung explizt den entsprechenden Hacken bei den Benutzern setzen, die darauf Zugriff haben sollen.

PDF Rechnungen online erstellen

Die Rechnungserstellung gestaltet sich einfach. Zuerst ist der Rechnungskopf mit den üblichen Grunddaten zu erfassen. Danach können beliebig viele Positionen angelegt werden. Wenn alle Angaben korrekt eingetragen sind, kann die Rechnung im PDF-Format erstellt und versandt werden. Der Versand erfolgt entweder über den Ausdruck und anschliessendem Postversand oder per Email mit anhängender Rechnungsdatei.

Ganz hilfreich ist die Verknüpfungsmöglichkeit mit dem Adressbestand, denn dadurch fällt die lästige Adresseingabe weg; und mit der Kopier-Funktion sparen Sie sich viel Zeit, falls Ihre Rechnungen ähnlich aufgebaut sind.

Selbstverständlich können Rechnungen die üblichen Mahnstufen bis hin zur – falls dem so sein muss – Stornierung durchlaufen. Jede Rechnung wird am Anfang mit dem Status ‚Entwurf‘ erstellt. Bevor Sie eine Rechnung versenden können, müssen Sie sie explizit auf den Status ‚Fertig‘ stellen. Erst dann kann eine Rechnung korrekt gedruckt und versandt werden. Eine fertig gestellte Rechnungen kann nicht mehr gelöscht werden. Eine Stornierung ist noch möglich.

Zusätzlich können zu den Rechnungen Zahlungseingänge verbucht werden, damit Sie mit einem Blick sehen können, wie der Saldo jeder einzelnen Rechnung ist. Mit einer grafisch aufbereiteten Statistik haben Sie auch immer einen Jahresüberblick.

Rechnungsnummer

Bei neuen Rechnungen wird die Rechnungsnummer mit 999999 vorbesetzt. Erst wenn sie die Rechnung mit dem Kommando Fertigstellen abschliessen, wird daraus eine fortlaufende Nummer generiert. Danach kann die Rechnung nicht mehr verändert werden.

Der Startwert für den Rechnungs-Nummernkreis wird über die Druckvorlage eingestellt.

Sie wollen eine Rechnungsnummer selbst eingeben. Dann legen sie im Rechnungsbereich ein eigendefiniertes Datenfeld mit dem Alias-Namen ‚ownrgnr‚ an; am besten als Muß-Feld. Ist dieses Feld vorhanden müssen Sie die Rechnungsnummer selbst eingeben. Das System prüft dann nicht ob die Nummer fortlaufend ist. Die Nummer kann geändert werden, solange die Rechnung sich im Bearbeitungsstadium befindet.

Mehrwertsteuer-Ausweis

In den Positionen erfolgt die Vorbesetzung des Mehrwertsteuer-Prozentsatzes aus der Produktliste. Ist der Empfänger jedoch im Ausland, wird der MwSt-Satz auf 0% gesetzt. Um zu erkennen, dass der Empfänger im Ausland ist, muss das Land in der Rechnung unterschiedlich von dem Land sein wie es unter System -> Mandant eingetragen ist. Die Vorbesetzung kann natürlich überschrieben werden.

Rechnungsdruck

Rechnungen müssen gewisse rechtliche Vorgaben erfüllen; aber sie sind naturgemäß auch immer so individuell wie die abzurechnende Leistung. Daher können auf der linken Bildschirmseite über das Kommando ‚Mehr…‘ -> ‚Rechnungsdruck einstellen‘   alle festen Texte einer Rechnung individuell festgelegt werden. Also die Inhalte von Absenderadresse, Format der Rechnungsnummer, Logo, Rechnungsfusszeilen, Mahn- und Stornotexte bis hin zu den Fusszeilen des Seitenformats. Siehe auch Druckvorlagen.

Zwischentitel bei den Positionen

Siehe dazu unter Angebote -> Positionen.

Auswertung

Rechnungen wollen ausgewertet werden. Dazu steht ein kleines Modul zur Verfügung, das die Rechnungen nach Monaten grafisch aufbereitet. Für weitergehende Auswertungen verwenden Sie bitte das Report-Modul.

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