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Integrierter Email-Client

Bevor Sie E-Mails senden und empfangen können, müssen Sie E-Mail-Konten eintragen. iscrm erlaubt die Verwaltung beliebig vieler solcher Konten. Die Möglichkeit dazu finden Sie unter dem KommandoKommunikation -> E-Mail-Konten.

Hier müssen einige Angaben wie Adresse, Port, Loginname, etc. gemacht werden, damit sich iscrm mit diesem Konto verbinden kann. Wenn Sie nicht genau wissen, was hier einzutragen ist, fragen Sie bei Ihrem Provider nach.

Wichtig: Wenn Sie die notwendigen Angaben für ein Email-Konto eingegeben haben müssen Sie unbedingt testen bevor Sie die Daten speichern. Der Test überprüft ob die Angaben korrekt sind. Nicht korrekte Angaben führen zu einem Performance-Verlust – auch wenn Sie nicht gerade mit dem Email-Modul arbeiten, weil im Hintergrund laufend auf neue Mails geprüft wird. Und wenn die Angaben nicht richtig sind, kann das relativ lange dauern.

Hinweis: Die E-Mail-Konten werden nach dem Konto-Namen sortiert angezeigt. Das erste Konto in der Liste ist das Default-Konto; dieses wird bei einem neuen E-Mail als Absender-Konto vorgeschlagen.

E-Mail-Konto als Gruppen-Konto einrichten

Ein E-Mail-Konto kann als Gruppenkonto vereinbart werden. Das ist hilfreich, wenn sie E-Mail-Konten – wie z.B. in info@xyz.de oder account@xyz.de – haben, die nicht nur von einem, sondern von einer Gruppe von Benutzern bearbeitet werden sollen. Die Gruppe ist zuständig für die Verarbeitung der auf diesem Konto eingehenden E-Mails, deswegen wird jedes E-Mail im ersten Schritt allen Mitgliedern der Gruppe zur Info zugeordnet. Im zweiten Schritt kann dem E-Mail ein aktueller Bearbeiter zugeordnet werden. Ausserdem kann in der Gruppenkonto-Verwaltung ein Default-Benutzer als erster Bearbeiter eingtragen werden.

Im E-Mail-Klient erkennen sie an diesem Symbol , dass es sich bei dem E-Mail um ein solches handelt, das einem Gruppenkonto zugeordnet ist. Wenn sie auf das Symbol klicken, können sie sehen, wer es zur Info ebenfalls bekommt hat und wer der aktuelle Bearbeiter ist.

Ein Gruppenkonto kann nur von einem Systemadministrator angelegt und bearbeitet werden. Ein E-Mail-Konto, das als Gruppenkonto eingerichtet ist, darf nur 1-Mal im System existieren.

Archivierungs-E-Mailadresse

Zu jedem E-Mail-Konto können Sie eine zusätzliche Archivierungs-E-Mailadresse angegeben. An diese Adresse wird ein Ausgangsmail zwecks Archivierung zusätzlich im Hintergrund als BCC gesendet. Dieses Archivierungskonto MUSS ausserhalb von iscrm verwaltet werden! Andernfalls würde ja jedes E-Mail doppelt im System vorhanden sein, da es im Gesendet-Ordner auch hinterlegt wird.

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