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Druckvorlagen verwenden

Bevor sie irgendwelche ‚offizielle‘ Briefe, Faxe, Angebote, Aufträge oder Rechnungen drucken können, müssen Sie die Druckvorlagen einstellen.

In der Einstellung für die Druckvorlagen legen Sie fest, wie das Druckobjekt auszusehen hat; d.h. welche Schrift wird verwendet, wo steht das Logo, was muss im Seitenfuss stehen, etc. Also alle Angaben, damit das Druckobjekt so aussieht wie es ihre CI vorschreibt.

Die Bearbeitung der Druckenvorlagen finden sie in den jeweiligen Moduln unter dem Kommando Mehr… auf der rechten Bildschirmseite.

Mit Hilfe der Druckvorlage wird immer ein PDF-Dokument erstellt, das sie dann drucken oder per E-Mail versenden können.

Mehrere Druckvorlagen für ein Ausgabedokument

Für ein Ausgabe-Dokument können sie mehre Druckvorlagen erstellen. Z.B in Englisch und in Deutsch. Oder Sie möchten untschiedliche Nummernkreise z.B. in Rechnungen verwenden. Diese werden auch über die Druckvorlagen gesteuert; der Hintergrundgedanke dabei ist, dass Sie, wenn Sie unterschiedliche Layouts verwenden auch unterschiedliche Nummernkreise ansprechen. Sobald mehr als eine Druckvorlage für ein Ausgabedokument vorhanden sind können sie explizit angeben, mit welcher Druckvorlage das Dokument erstellt werden soll.

Welche Druckvorlage wird bei automatischen Ableitungen verwendet?

Falls Sie mehrere Druckvorlagen für ein Objekt verwenden kann es wichtig sein, welche Druckvorlage zuerst gezogen wird. z.B. wenn Sie aus einem Angebot einen Auftrag erstellen wollen. Dann ist die zu verwendende Druckvorlage noch nicht bestimmt und muss von iscrm automatisch ermittelt werden. Dabei wird die Druckvorlage verwendet, die in der Liste der Druckvorlagen alphabetisch zuerst eingeordnet ist. Vergeben Sie in den Druckvorlagen die Titel also so, dass die wichtigsten in der Liste aller Druckvorlagen oben stehen. Das wird besonders wichtig, wenn Sie mit unterschiedlichen Nummernkreisen innerhalb eines Objektes arbeiten. Aber das wären dann auch die ganz besonderen Anforderungsfälle.

Sprachen

Wählen Sie den Zeichensatz ‚International‘ wenn Sie z.B. Russisch, Türkisch, Griechisch. o.ä. verwenden wollen. Bitte Rückfrage, falls Sie andere Zeichensätze benötigen.

Hinweis: Bei der Ausgabe eines Dokumentes mit einem internationalen Zeichensatz stehen Ihnen manche Formattierungsmöglichkeiten nicht zur Verfügung. Ausserdem werden die Skalierungen von Bilder leicht anders interpretiert, so dass Sie Skalierungen u.U. anpassen müssen.

Druckfunktionen

Um zu bestimmen, welche Werte an welcher Stelle in einem PDF-Dokument auszugeben sind, stehen die sgn. Druckfunktionen zur Verfügung. Die verfügbaren Druckfunktionen variieren je nach Ausgabedokument. Eine Druckfunktion wird in folgender Notation geschrieben: [[NamederFunktion()]]

Allerdings müssen Sie sich mit der Notation nicht auseinandersetzen, da an jeder Stelle ein Auswahl-Button zur Verfügung steht, der die gültigen Funktionen zur Auswahl auflistet.

Die meisten Namen sind selbsterklärend, nur bei den Summen-Funktionen ist auf einige Feinheiten achtzugeben.

SumNetto(), SumMwst(), SumBrutto() stellen die logisch korrekten Summen zur Verfügung. Logisch deswegen, da z.B. in einem Auftrag optionale Positionen gelistet werden können. Diese werden in den logisch korrektion Summen nicht mitgezählt.

SumMwstList() ist hilfreich, wenn z.B. in einer Rechnung Positionen mit unterschiedlichen MwSt-Sätzen aufgeführt werden. Dann liefert diese Funktion eine Liste mit den einzelnen MwSt-Prozentsätzen und den jeweiligen MwSt-Betrag dazu.

Hinweis zur Mwst-Berechnung: Per Default wird die Mwst für jede Position einzeln berechnet und die Summe der einzelnen Positionswerte als MwSt-Summe ausgewiesen. Unter System -> Mandant -> Einstellungen können Sie festlegen, dass die Mwst immer aus der Netto-Summe berechnet wird. Bzw. aus den Netto-Summen, wenn unterschiedliche MwSt-Sätze in den Positionen enthalten sind. Siehe oben Druckfunktion SumMwstList().

SumPreisGesamtNetto(), SumMwstGesamt(), SumPreisGesamtBrutto() stellen die Summen der entsprechenden Werte über alle Positionen zur Verfügung. Diese müssen nicht mit den erstgenannten Funktionen übereinstimmen.

RgAuftragPos() ermöglich in einer Rechnung den Ausdruck der Positionen aus dem zugeordnetem Auftrag als Anhang.
Achtung: Diese Funktion kann in der Druckvorlage nur im Footer-Text nach den Positionen verwendet werden.

In Druckvorlagen rechnen

In manchen Angebots-, Auftrags- oder Rechnungspositionen müssen Sie manchmal besondere, nicht vordefinierte Berechnungen ausführen. zB.

  • weil Sie zwei Geräte für drei Tage verleihen. D.h. die Menge 2 – mit der wird standardmäßig gerechnet – ist ganz üblich. aber jetzt müssen Sie auch noch mit den Tagen multiplizieren, weil der Basispreis nur den Wert für einen Tag darstellt.

Dafür kommt die eval()-Funktion ins Spiel, mit der Sie solche Berechnungen durchführen können. Allerdings muss dann auch die Ausgabe-Formattierung selbst durchgeführt werden. So notieren Sie zB. wenn Sie den Basispreis mit 3,5 multiplizieren und mit 2 Kommastellen ausgeben wollen:

  • eval(numberFormatted( 3,5 * [[PreisGesamtNetto()]] , 2 ))

Meist wird die Funktion dazu verwendet um die Werte zB. ohne Decimalstellen auszugeben:

  • eval( numberFormatted( [[Menge()]] , 0 ))

Noch ein Beispiel, in dem unterschiedliche Texte in Abhängig der gesetzten Währung ausgegeben werden. Beachten Sie die Hochkommas:

  • eval(
    if     ‚[[Währung()]]‘ == ‚€‘ then ‚Bitte in EURO bezahlen‘
    elsif  ‚[[Währung()]]‘ == ‚$‘ then ‚Bitte in DOLLAR bezahlen!‘
    else  ‚Sie brauchen nicht bezahlen‘
    end
    )

Hinweis: Passen Sie dabei auf die Leerzeichen zwischen den einzelnen Werten auf!

Produktbilder z.B. im Angebot mit ausgeben

Manchmal ist es hilfreich für den Kunden, wenn eine Produktabbildung ausgegeben werden kann. So gehen Sie dabei vor:

(1) Sie müssen das Produktbild unter System -> Produkte hochladen:

produktbilder in online druckvorlagen verwenden

(2) Sie müssen die Druckvorlage für das Angebot anpassen. U.zw. bei den Positionen eine Bild-Spalte einzufügen. Hier wird das Produktbild mit Hilfe der Funktion [[Bild()]] in Col 1 ausgegeben. Die Breite der Druckspalte bestimmt die Grösse des Bildes.

(3) Der Druck sieht dann so aus:

produktbilder drucken in CRM Software

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Hinweis: Eine Vereinbarung zur Auftragsdatenvereinbarung können Sie sich in iscrm (siehe Footerbereich) herunterladen
 

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