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Auftragsverwaltung ERP

Das iscrm-Auftragsmodul eignet sich besonders dann, wenn Sie Aufträge verwalten und nachverfolgen möchten z.B. den Einsatz von Service-Mitarbeitern planen und später fakturieren wollen. Oder wenn Sie Aufträge per Email versenden und vom Auftraggeber unterschriebene Auftragsbestätigungen einholen müssen.

Aktivierung

Bevor Sie das Auftragsmodul verwenden können, müssen Sie es aktivieren. D.h. Sie legen in der Systemverwaltung fest, welche Mitarbeiter darauf Zugriff haben sollen. Danach wird in der Kommandozeile für die betreffenden Mitarbeiter das neue Auswahl-Kommando ‚Aufträge‚ eingeblendet.

Vorbereitung

Produktverzeichnis

Wenn Sie Aufträge zu verwalten haben, dann werden Sie auch über Produkte verfügen, die den Aufträgen zuzuordnen sind. D.h., dass der Systemverwalter eine gültige Produktliste einpflegen muss. Auf diese Produkte kann dann in der Auftragsverwaltung zugegriffen werden. Wenn Sie die Mengeneinheiten und die Verkaufspreise in der Produktliste eintragen, werden diese auch für die Auftragspositionen verwendet.

Mehrwertsteuer-Ausweis

In den Positionen erfolgt die Vorbesetzung des Mehrwertsteuer-Prozentsatzes aus der Produktliste. Ist der Empfänger jedoch im Ausland, wird der MwSt-Satz auf 0% gesetzt. Um zu erkennen, dass der Empfänger im Ausland ist, muss das Land im Auftrag unterschiedlich von dem Land sein wie es unter System -> Mandant eingetragen ist.

Eigendefinierte Datenfelder

Möglicherweise benötigen Sie weitere Info-Felder in einem Auftrag um die Bearbeitung anschliessend korrekt steuern zu können. Diese Datenfelder kann der Systemverwalter im Systemteil unter ‚Datendefinitionen‘ anlegen.

Auftragsdruck

Sie werden Aufträge auch ausdrucken müssen. Daher sollten Sie im Vorfeld alle Angaben für den korrekten Ausdruck eingeben. Den entsprechenden Befehl dafür finden Sie im Auftragsmodul auf der linken Bildschirmseite unter dem Kommando ‚Mehr…‚. Sie können hier alle Formatierungen und die Standard-Texte für einen korrekten Auftrag angeben. Die Einstellungsmöglichkeiten kennen Sie vielleicht bereits von den Rechnungen. Siehe auch Druckvorlagen.

Zwischentitel bei den Positionen

Siehe dazu unter Angebote -> Positionen.

Aufträge verwalten

Die Auftragserfassung selbst sollte eigentlich selbsterklärend sein. Interessanter ist daher die mögliche Weiterverarbeitung. Dazu stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung.

Berechtigung

In einen Auftrag können sie explizit angeben, welche Personen einen bestehenden Auftrag ändern und  löschen können. Ist keine personenbezogene Berechtigung eingetragen, ziehen die üblichen Benutzerrechte.

Per Email weiterleiten

Der Auftraggeber will häufig schnell was Schriftliches in Händen haben. Dazu starten Sie das Kommando ‚Auftrag per Email versenden‚ und schicken den Auftrag im PDF-Format an den Auftraggeber.

Tipp: Wenn Sie im Fusstext des Auftragsdrucks einen Hinweis eintragen, dass der Empfänger das Dokument ausdrucken, unterschreiben und an Sie zurückfaxen soll, so erhalten Sie ganz einfach und auf schnellstem Weg eine verbindliche Auftragsbestätigung. Siehe dazu Druckvorlage.

Auftrag im Kalender eintragen

Wenn Sie Service-Aufträge zu bearbeiten haben, dann tragen Sie einen Auftrag ganz einfach als Termin im Kalender ein. Der Termin selbst wird für den aktuellen Tag mit dem Status ‚Geplant‘ übernommen. So sehen Sie im Kalender ganz schnell, welche (Service-)Termine noch eingeplant werden müssen. Per drag&drop schieben Sie diese Termine auf die noch freien Zeiten.

Auftrag als Rechnung eintragen

Ist ein Auftrag bearbeitet, so kann er auch abgerechnet werden. Dazu müssen Sie nichts weiter tun, als den Auftrag per Kommando an das Rechnungsmodul zu übergeben.

Sammel-Rechnung erstellen

Eine Sammel-Rechnung fasst mehrere Aufträge mit gleichem Rechnungsempfänger zu einer gemeinsamen Rechnung zusammen. Wenn Sie eine Sammel-Rechnung erstellen, dann wird ein Fenster geöffnet, in der Sie die Aufträge, die dafür geeignet sind auswählen können.

Sortierung der Auftragspositionen

Die Sortierung der Auftragspositionen kann per drag&drop verändert werden. Dazu mit der Maus den Positionstitel an die gewünschte Position verschieben.

Auswertung

Aufträge wollen ausgewertet werden. Dazu steht ein kleines Modul zur Verfügung, das die Aufträge nach Auftragsstati und Auftragstypen grafisch aufbereitet. Für weitergehende Auswertungen verwenden Sie bitte das Report-Modul.

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Hinweis: Eine Vereinbarung zur Auftragsdatenvereinbarung können Sie sich in iscrm (siehe Footerbereich) herunterladen
 

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