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Aufgaben / ToDos in CRM und ERP

Aufgaben  oder neudeutsch ToDos beschreiben in CRM und ERP Systmen Dinge, die erledigt werden müssen – aber nicht so komplex sind, dass dafür gleich ein Projekt generiert werden muss. Aufgaben können einem oder mehreren Gruppenmitgliedern zugeordnet werden, wobei aber immer Einer oder Eine dafür verantwortlich sein muss. Aufgaben können intern – oder extern per SMS oder Email – weitergeleitet werden.

Wird eine Aufgabe neu angelegt, so erscheint sie immer zuerst im Eingangsverzeichnis des Verantwortlichen. Aus diesem Verzeichnis heraus können Aufgaben in andere, passende Aufgabenordner verschoben werden.

Gelöschte und Erledigte Aufgaben

Ist eine Aufgabe erledigt, so kann diese gelöscht oder als ‚Erledigt‘ markiert werden. Eine Aufgabe, die erstmalig gelöscht wird, wird in den ‚Gelöscht‘-Ordner verschoben. Erst bei einem erneuten Löschen in diesem Ordner verschwindet die Aufgabe aus dem System.

Aufgaben im Gelöscht-Ordner werden nach 30 Tagen physikalisch gelöscht; .Aufgaben im Erledigt-Ordner werden nach 1 Jahr physikalisch gelöscht.

Priorität

Eine Aufgabe kann eine Priorität besitzen und zeigt damit die Wichtigkeit der Aufgabe an. Die höchste Proirität ist 1 und deutet auf die dringlichste Erledigung hin. Insgesamt stehen drei Ausprägungen für die Priorität zur Verfügung: 1 (hoch), 2 (mittel) und 3 (niedrig). Die Priorität kann links in der Ordnerliste als Filtermerkmal angeklickt werden.

Als Filter wirken die Prioritäten additiv; d.h. je mehr Prioritäten angeklickt werden umso umfangreicher wird die Liste der angezeigten Aufgaben.

Aufgaben-Merkmale

In manchen Fällen ist es notwendig, dass Aufgaben mit Hilfe einer Stichwortliste genauer spezifiziert werden. Verwenden Sie dafür die Merkmalsliste. Die Inhalte der Merkmalsliste können Sie selber erstellen (siehe auch Schlüsselfelder). Mit der Merkmalsliste können Sie einer Aufgabe bis zu drei verschiedene Merkmale zuordnen. Sobald eine Merkmalsliste vorliegt, erscheint diese auch ganz links in der Ordnerliste und Sie können darüber sehr schnell und bequem die entsprechend spezifizierten Aufgaben filtern.

Als Filter wirken die Merkmale additiv; d.h. je mehr Merkmale angeklickt werden umso umfangreicher wird die Liste der angezeigten Aufgaben.

Privat-Kennzeichen

Dieses Merkmal stellt sicher, dass die Aufgabe nur von dem gesehen werden kann, der sie angelegt hat und von den Benutzerrn die explizit als zusätzliche Teilnehmer eingetragen sind.

Aber Achtung: Auch eine private Aufgabe kann zur Bearbeitung an eine andere Person weitergeleitet werden; dann ist diese Aufgabe für den neuen Bearbeiter privat!

Basis-Filter

Um eine bessere Übersicht in die Aufgaben zu bekommen stehen Ihnen drei Basis-Filter zur Verfügung

  • Nur die eigenen Aufgaben zeigt die Aufgaben, die Sie zu erledigen haben,
  • Eigene + zugeordnete Aufgaben (Default-Einstellung) zeigen zusätzlich die Aufgaben an, an denen Sie auch informativ beteiligt bin,
  • Alle Aufgaben zeigen – naja, wie der Name schon sagt – alle Aufgaben ohne weitere Auswahl an. Diese Option ist nur für Systemadministratoren verfügbar.

Filter auf Benutzer

Dieser Filter ermöglicht die Sicht auf Aufgaben, die anderen Benutzern zugeordnet sind. Er ist nur für Systemadministratoren voll zugänglich. Für andere Benutzer gilt, dass er/sie nur Aufgaben von anderen Benutzern der gleichen Arbeitsgruppe(n) sehen kann oder von anderen Benutzern der gleichen Hierarchiestufe.

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