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Erfasste Arbeitszeiten und/oder Auslagen können automatisiert gegenüber dem Kunden abgerechnet werden. Diese Funktion finden Sie im Rechnungsmodul unter dem Kommando Mehr.. -> Arbeitszeiten und Auslagen abrechnen.

Abrechnungstabelle

Für die Abrechnung wird ein neues Fenster geöffnet, in dem für einen bestimmten einzustellenden Zeitraum alle eingetragenen Arbeitszeiten und Auslagen in einer Abrechnungstabelle aufgelistetet werden. Dabei werden die Einträge nach dem Typ-Merkmal gruppiert und dem Auftrag (bzw. dem Projekt) zugeordnet. Der Abrechnungszeitraum kann beliebig eingestellt werden, kann allerdings 150 Tage nicht überschreiten.

Die Abrechnungstabelle zeigt auch die Basiswerte für die Abrechnung – wie z.B. Stundensatz, MwSt-Satz, Währung, etc. – an. Bevor Sie die Rechnungen erstellen, sollten Sie genau prüfen, ob alle Werte korrekt sind. Falsche Werte können in der Abrechnungstabelle korrigiert werden. Allerdings ist zu empfehlen, dass z.B. ein falscher Stundensatz beim entsprechenden Auftrag (oder in der Projektaufgabe) korrigiert wird, damit dieser Fehler bei einer nachfolgenden Abrechnung nicht wieder auftaucht.

Verlinkung

Die angezeigten Aufträge, Projekte, Arbeitszeiten und Auslagen sind mit einem Link hinterlegt. Damit können Sie per Mausklick die  entsprechenden Einträge auf den Bildschirm holen. Aber aufgepasst: Dieser Link zeigt die Einträge in dem Fenster an, aus dem Sie die Abrechnung gestartet haben.

Ausnahmen

Sie haben auch die Möglichkeit, einzelne Positionen von der Übernahme in eine Rechnung auszuschliessen. Dafür steht die Checkbox Rg? zur Verfügung; diese ist standardmäßig eingeschaltet, kann aber bei Bedarf ausgeschaltet werden.

Sperrung nach Abrechnung

Jeder Arbeitszeit- oder Auslagen-Eintrag kann natürlich nur ein Mal in eine Rechnung übernommen. Allerdings wird ein solcher Eintrag für die Abrechnung wieder freigegeben, wenn Sie die zugehörige Rechnung, oder die Rechnungsposition wieder löschen.

Weitere Verarbeitung

Die Rechnungen werden mit dem Status ‚Entwurf‘ erstellt. So können Sie bei Bedarf eine Rechnung auch wieder löschen. Die weitere Verarbeitung der Rechnungen erfolgt genau so wie oben beschrieben.

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