Alle reden von der Cloud…

Alle reden von der Cloud – und manche tun es auch. Und das ziemlich erfolgreich! Hier der Anwendungsbericht vom Umstieg auf die Cloud, den uns Herr Hettenkofer von der RoundIT e.K. freundlicherweise überlassen hat.

Die Ausgangssituation

Für viele Unternehmen beinhaltet ein Umzug auch die Chance, die Vorteile von modernen Cloud-Lösungen zu erkennen und sich für die Nutzung dieser Möglichkeiten zu entscheiden.

Früher bedeutete ein Umzug einfach nur, das Mobiliar und ein paar Geräte, wie die Schreibmaschine und den Kopierer, vom alten zum neuen Standort zu bringen und zu entscheiden, wo welches Möbelstück und welches Gerät seinen neuen Platz finden soll. Heute jedoch sind mit einem Umzug zahlreiche technische Entscheidungen verbunden, um die EDV am neuen Standort wieder voll funktionsfähig aufzubauen.

Viele Fragen sind in diesem Zusammenhang direkt vom Unternehmen zu klären. So war es auch im Fall der Dieburger Unternehmensberatung Succeed GmbH, die die Firma RoundIT, Herrn Hubertus Hettenkofer, ebenfalls aus Dieburg, mit dem gesamten „Umzug“ der EDV beauftragt hat.

Hubertus Hettenkofer erläutert: „Im Gespräch mit den Geschäftsführern der Succeed GmbH, Mathias Mundt und Thomas Schader, wurde vorab gemeinsam besprochen, welcher Bedarf vorhanden ist und welche technischen Möglichkeiten hier aktuell zur Verfügung stehen.“

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(v.l.n.r. Thomas Schader, Hubertus Hettenkofer, Mathias Mundt)

Der Entscheidungsprozess

Zu Beginn stand zentral die Frage im Raum, ob man die EDV-Infrastruktur nahezu unverändert übernimmt oder die Gelegenheit nutzt zu prüfen, welche neuen Möglichkeiten sich in diesem Bereich aktuell bieten.

Thomas Schader sagt dazu: „Ein „weiter wie bisher“ hätte bedeutet, die im Büro üblichen Prozesse – Telefonate, eingehende E-Mails, die Verwaltung der Kontakte – auch zukünftig jeweils in getrennten Systemen – sozusagen nebeneinander – zu betreiben und weiterhin einen teuren DSL-Anschluss mit einer Telefonanlage zu nutzen. Da unsere Berater häufig außer Haus tätig sind und hierbei ihre mobilen Geräte, wie SmartPhone und Laptop, nutzen, wäre sogar noch ein weiteres System zur Synchronisierung dieser Daten notwendig gewesen.“

Während der Gespräche wurde schnell klar, dass sich die Succeed in der Zukunft mehr Komfort wünscht und vor allem eine möglichst umfangreiche Integration aller Arbeitsabläufe innerhalb eines Systems abgebildet werden soll. Ein weitgehend einheitliches und zugleich einfach nutzbares System, das sowohl im Büro als auch unterwegs ohne großen Aufwand eingesetzt werden kann, war der zentrale Wunsch. Die Umsetzung in Form einer Cloud stellte hierbei die aktuell optimale Lösung dar.

Die Umsetzung

Dreh- und Angelpunkt der Lösung stellt eine „Cloud“ (Englisch für „Wolke“), also ein lokal unabhängiger Speicherort, dar. In dieser Cloud ist zentrales Element ein Programm, das die Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Kunden möglichst auf einen Blick umfassend darstellt (CRM = Customer-Relation-Management-System). Neben dem CRM, wurden eine virtuelle Telefonanlage sowie alle Daten hinterlegt. Alle mobilen Geräte, wie Notebook, Smartphone / Handy, Tablet, können mittels Passwort auf die Cloud zurückgreifen und dort untereinander kommunizieren.

Die beiliegende Grafik verdeutlicht, wie die verschiedenen Geräte über die Cloud miteinander verbunden sind.

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Folgende Vorteile ergeben sich durch diese Cloud-Lösung

Alle Tischgeräte im Büro, alle „Softphones“ auf den Notebooks (mit Headsets) sowie alle mobilen Telefone sind nun unter einheitlichen Rufnummern erreichbar. Der Berater kann von jedem Ort über die Cloud auch sein Telefon im Büro annehmen. Ist der Kunde bereits im System angelegt, erscheint bei seinem Anruf automatisch sein Name. Gleichzeitig öffnet sich ein Kontaktfenster, in dem dokumentiert wird, dass der Kunde angerufen hat. Noch während des Telefonats hat der Berater die Möglichkeit, den Inhalt des Gespräches dort zusammen zu fassen. Gleichzeitig kann er sich zu diesem Kunden weitere Termine anlegen, Aufgaben festlegen, Wiedervorlagen erstellen. Alles wird direkt und unmittelbar dem Kundenkontakt zugeordnet, so dass später auch andere Kollegen auf diese Informationen zugreifen können.

Alle hereinkommenden und alle versendeten E-Mails werden ebenfalls dem Kunden automatisch aufgrund der in den Kontakten hinterlegten E-Mail-Adresse zugeordnet. Mathias Mundt sagt dazu: „Das spart uns allen eine Menge Zeit und sorgt automatisch für aktuelle und vollständige Informationen an einem Platz“.

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass alle anfallenden Daten, wie geführte Telefonate, Termine, E-Mails, Kontaktdaten usw., durch die Cloud Geschäftsanwendung iscrm jederzeit jedem Succeed-Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Durch die integrierte Rechte- und Zugriffsverwaltung sind die neuesten EU-Datenschutzrichtlinien berücksichtigt.

Lästiges Suchen in Dateien oder in Papieren in Kundenordnern entfällt somit. Öffnet man den Kontakt des Kunden, so steht die gesamte Historie

  • „Wer hat wann mit dem Kunden telefoniert?“
  • „Was wurde besprochen?“
  • „Welche weiteren Termine wurden geplant?“
  • „Welche Aufgaben stehen aktuell an?“ usw.

allen Anwendern – von überall – unmittelbar zur Verfügung.

Auch bei der Kostenseite hat die Umstellung viele Vorteile gebracht. Zum einen konnten die laufenden Kosten erheblich (um mehr als 25%) reduziert werden. Auf der anderen Seite konnten die Ausgaben für Investitionsgüter (Telefonanlage, Server etc.) reduziert werden, da diese auf monatlicher Basis angemietet wurden.

Das Fazit

Im Nachhinein sind sich alle Beteiligten darüber einig, dass es sich gelohnt hat, diesen Weg zu gehen. Mathias Mundt und Thomas Schader betonen: „Wir waren mit der Umsetzung durch die Firma RoundIT und mit dem Team von Herrn Hettenkofer in jeder Hinsicht mehr als zufrieden. Die Nutzung der Cloud-Lösung iscrm – da sind wir uns einig – erhöht den Komfort und die Flexibilität für uns enorm.“

Bei einer optimalen Absicherung dieser Lösung stellt sie für alle Beteiligten einen wirklichen Freiheitsgewinn dar und trägt insgesamt zu einer wesentlich höheren Transparenz bei, auf den die Unternehmensberatung nun auch nicht mehr verzichten möchte.

Kontakt

Succeed GmbH
Mathias Mundt
Schloßgartenweg 3
64807 Dieburg
06071/200550
RoundIT e.K.
Hubertus Hettenkofer
Liebigstraße 8d
64807 Dieburg
06071/608971

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