Auftragsbearbeitung in der Cloud

Die Auftragsbearbeitung in der Cloud ist der zentrale Prozess in einer geschäftlichen Organisation und trägt maßgeblich zum gesamten Erfolg bei.

Ist die Auftragsbearbeitung ineffektiv organisiert steigert das die Kosten und kann leicht zur Unzufriedenheit beim Kunden führen. Außerdem ist der Auftrag die Basis für die Abrechnung; d.h. je besser der Auftrag vorbereitet und dokumentiert ist, umso korrekter und schneller kann die Abrechnung erstellt werden.

Und – nicht zu vergessen – eine reibungslose Auftragsbearbeitung führt zu einer höheren Zufriedenheit beim Kunden, was in der Regel zu einer schnelleren Bezahlung der Rechnung führen wird. Auch in der eigenen Organisation führt eine schlechte Auftragsorganisation zu permanenter Unzufriedenheit.

Daher möchte ich Ihnen Möglichkeiten vorstellen, wie Cloud Geschäftsapplikation iscrm Sie bei der Auftragsbearbeitung unterstützen kann. Prüfen Sie bitte nachfolgend welche Rahmenbedingungen für Sie zutreffen.

 

Auftragsbearbeitung in der Cloud

Die Lieferung ab Lager

Das ist eher der einfachere Fall. Eine vom Kunden bestellte Ware liegt auf Lager und Sie müssen nur noch ausliefern. Dann brauchen Sie einen Lieferschein und evtl. eine sgn. PickUp-Liste damit die Ware im Lager reserviert wird. Nach Lieferung muss die Ware im Lager ausgebucht werden und per Mausklick die Rechnung erstellt werden. Eine Lagerauswertung sagt Ihnen, wann Sie welche Ware nachkaufen müssen.

Komplexere Aufträge planen

Müssen komplexere Leistungen geplant und erbracht  und eigene und/oder fremde Mitarbeiter mit eingebunden werden, so ist ein Bearbeitungsplan (Bauplan, Projektplan, etc..) hilfreich. Damit planen Sie die durchzuführenden Arbeitsschritte, legen die beteiligten Personen fest und informieren alle per Mausklick über den aktuellen Stand. Ganz wichtig dabei ist, dass Sie sofort über alle Aufträge hinweg sehen, wo welche Arbeiten in Verzug sind um notfalls eingreifen zu können.

Leistungen zukaufen

Bei komplexeren Aufgaben, und wenn Sie auch noch Leistungen zur Auftragserfüllung zukaufen müssen, kann der Kostenplan hilfreich sein.

> Kostenplan erstellen mit Vor- und Nachkalkulation

Der Kostenplan ist zu Beginn einfach nur ein Gerüst, mit dem Sie die durchschnittlichen Kosten eines Auftrags planen. Er stellt Einnahmen und voraussichtliche Ausgaben (Kosten) gegenüber und sagt Ihnen mit welcher Gewinnmarge Sie rechnen können. Bei zugekauften Leistungen hinterlegen Sie hier auch den Rahmenvertrag mit den Leistungserbringern. Das brauchen Sie für die Kostenkontrolle, wenn Sie später die Abrechnung Ihrer Lieferanten bekommen.

> Kostenkontrolle

Alle Eingangsrechnungen werden in den Kostenplan aufgenommen. So sehen Sie sofort, ob sich die Lieferanten an den vereinbarten Kostenrahmen gehalten haben. Gibt es Abweichungen, haben Sie alle notwendigen Unterlagen wie Rahmenvertrag, alle eingereichten Rechnungen, etc. sofort zur Hand.

Hinweis: Wenn Sie Ihren Lieferanten einen externen Zugang auf iscrm bereitstellen, so können diese die Rechnungen selber hochladen. Alle involvierten Personen werden dann per E-Mail informiert.

Aufträge abrechnen

Der letzte und schönste Schritt in der Auftragsbearbeitung ist die Abrechnung. Hier können die unterschiedlichsten Methoden zum Einsatz kommen.

> Rechnung direkt aus Auftrag erstellen

Meist dann der Fall, wenn Sie eine klar definierte Leistung mit festem Wert erbracht haben, oder wenn Sie Ware direkt ab Lager liefern. Dann kann der Auftrag einfach in eine Rechnung umgewandelt werden. Kauft ein Kunde öfters bei Ihnen ein, so können Sie auch eine Sammelrechnung erstellen.

> Teil- und End-Abrechnung

Wenn Sie mit einem Kunden größere Projekte durchführen, so werden Sie mit ihm Teil-Zahlungen vereinbaren, die letztendlich in einer End-Abrechnung münden sollen. Hier kommt der Abrechnungsplan ins Spiel. In dem legen Sie fest, wann welche Teil-Zahlung, bzw. Teil-Rechnung  mit welchen Beträgen zu erstellen ist. Ist das Projekt fertig und abgenommen, müssen Sie nur noch eine End-Abrechnung über den gesamten Auftragswert, abzüglich der bereits erhaltenen Zahlungen erstellen.

> Periodische Abrechnungen

Vereine und Verbände müssen regelmäßig Beiträge abrechnen. Dazu legen Sie im Auftrag fest, welcher Betrag für welche Zeiteinheit abzurechnen ist. Dann brauchen Sie nur noch ein Mal pro Monat die periodische Abrechnung anwählen und alle Rechnungen werden automatisch erstellt.

> Individuelle Arbeitsleistungen abrechnen

Wenn Sie Arbeitsleistungen für den Kunden erbringen, die nach Aufwand abzurechnen sind, dann benötigen Sie die Arbeitszeiterfassung. Diese dokumentiert, was Sie wann, für welchen Kunden gearbeitet haben, inklusive dem zu verrechnenden (Stunden- oder Tages-) Satz. Damit haben Sie einerseits eine vollständige Dokumentation für den Kunden und Sie können am Monatsende alle erbrachten Leistungen mit einem Klick abrechnen. Ist auch hilfreich für das interne Controlling.