Aufgabenmanagement einfach und übersichtlich

In jeder Organisation fallen täglich Aufgaben an um die man sich kümmern muss. Dazu ist ein Aufgabenmanagement oder englisch Task-Management hilfreich um das Planen, Verwalten, Überwachen und Umsetzen von Aufgabenstellungen zu organisieren. Insbesondre dann, wenn nicht alle Kollegen im gleichen Büro sitzen um sich laufend abstimmen zu können.

Die Cloud Geschäftsapplikation für CRM und ERP iscrm unterstützt Sie beim Aufgabenmanagement mit einem eigenem Tool. Dieses Aufgabentool kann auch im Kalendermodul mit eingebunden werden, so dass Sie immer alle Termine und Aufgaben im Blick haben.

Eine Aufgabe, bzw Aufgabenstellung umfasst notwendigerweise mindestens folgende Details:

  • eine Titelzeile, in der möglichst kurz beschrieben wird um was es geht
  • Eine/n Verantwortliche/n der/die den Hut aufhat – denn es gibt nichts schlimmeres, wenn nicht klar ist wer die Verantwortung trägt
  • Weitere Beteiligte, die in die Bearbeitung der Aufgabe involviert sind
  • Ein Fälligkeitsdatum, damit allen Beteiligten klar ist, bis wann die Aufgabe fertig sein muss

 

'Aufgabne

Fälligkeitstermine

Sobald Sie Fälligkeitstermine zu überwachen haben, sollten Sie sich angewöhnen Ihre Aufgabenliste nach dem Fälligkeitsdatum zu sortieren, denn dann  sehen Sie mit einem Blick welche Aufgaben aktuell fällig und überfällig sind und somit vorrangig zu bearbeiten sind. Und Sie sehen welche Aufgaben in nächster Zeit anstehen damit Sie sich schon darauf vorbereiten können.

SMS-Benachrichtigung

Manchmal ist es notwendig, dass bei einer neuen Aufgabe sofort alle Beteiligten darüber informiert werden. Dann aktivieren Sie in der Neuanlage-Maske die Checkbox Per SMS benachrichtigen. Damit veranlassen Sie, dass jede/r sofort eine SMS-Benachrichtgung über die neue Aufgabe bekommt.

Kollegen einbinden

Wie oben schon erwähnt muss eine Aufgabe immer einen Verantwortlichen haben – zusätzlich können jedoch beliebig viele Kollegen/innen mit eingeladen werden; sei es zur reinen Information oder zur Verteilung von Teilaufgaben. Wenn Sie mit mehreren Leuten an einer Aufgabe arbeiten sollten Sie sich angewöhnen die Bearbeitung einzelner Arbeitsschritte mit Hilfe der Statusberichte zu dokumentieren. Die Statusberichte zeigen historische Entwicklung der Bearbeitung auf und können so auch als Dokumentation für den Kunden verwendet werden.

Hinweis: Wenn Sie häufig mit vielen anderen Aufgaben bearbeiten müssen, sollten Sie prüfen, ob das Chatprogramm Slack für sie hilfreich sein könnte.

Delegation

Sie können Aufgaben mit wenigen Mausklicken delegieren. Sei es weil jemand Anderes besser dafür geeignet ist, oder weil Sie zu stark in anderen Aufgaben involviert sind. Klicken Sie dazu auf das Personensymbol in der Aufgabenliste und wählen Sie die/den neue/n Verantwortliche/n für die Aufgabe aus. Damit ist die Aufgabe übergeben; die Übergabe wird automatisch als Statuseintrag dokumentiert. Beim neuen Verantwortlichen wird die Aufgabe im Eingangsordner angelegt.

Mobiler Einsatz

Selbstverständlich steht Ihnen Ihr Aufgabenmanagement auch auf dem Smartphone als Browser-Applikation zur Verfügung. Sie können Aufgaben aber auch mit anderen Geräten synchronisieren – siehe dazu die Einbindung mit Memotoo.