Arbeitszeiten erfassen

wenn Sie für Ihre Kunden Arbeiten erledigen so müssen diese dokumentiert und abgerechnet werden. Die Dokumentation mag lästig sein, ist aber Voraussetzung für eine korrekte Abrechnung. Und sogar wenn Sie Ihre Arbeit nicht nach Aufwand abrechnen, so ist der schriftliche Nachweis darüber, wer was wann erledigt hat von großem Nutzen.  Für interne Zwecke lässt sich darüber auswerten welche Arbeiten z.B. falsch kalkuliert wurden um solche Fehler in Zukunft zu vermeiden.

Wenn Sie mit Ihrem Kunden vereinbart haben, dass Sie die Arbeiten nach zeitlichem Aufwand abrechnen, so brauchen Sie dafür einen Auftrag um die Details dafür zu hinterlegen:

  • Ist die Position für eine Arbeitszeit-Erfassung zugelassen,
  • mit welchen Stundensatz ist die Arbeit zu bewerten, und optional
  • können Merkmale definiert werden, die die erledigten Arbeiten weiter beschreiben (z.B die gestrichene Fläche, fertiggestellte Einheiten, etc.)

Ist der Auftrag so vorbereitet steht der nachfolgenden Arbeitszeiterfassung nichts mehr im Wege; und daran anschließend die automatisierte Erstellung der entsprechenden Rechnung. Beachten Sie aber, dass in der Standardfunktion nur die Zeit abgerechnet wird; sollten Sie eine Abrechnungsmischform haben, so muss die Rechnungserstellung customized werden; bitte sprechen Sie uns an.

 

Den Kunden über den Arbeitsfortschritt informieren

Wann immer Sie eine Arbeit oder einen Arbeitsschritt erledigt und dokumentiert haben, sollten Sie Ihren Kunden auch darüber informieren. Das baut Vertrauen auf und der/die Geschäftspartner/in freut sich über den Projektfortschritt. Deswegen steht ein Kommando zur Aufbereitung eines entsprechendes E-Mails zur Verfügung. Struktur und Inhalt des E-Mails können Sie mit einer Druckvorlage individuell aufbereiten.

Ausserdem hilft das Arbeitsmail Fehler und Mißverständnisse frühzeitig aufzudecken. Wie häufig passiert es, dass der Kunde – oder auch Sie als Dienstleister –  manches unterstellt und als selbstverständlich voraussetzt? Dabei kann es dann leicht zu Meinungsverschiedenheiten kommen. Wenn der Kunde aber die Dokumentation der Arbeiten liest so kann sich mancher Fehler schnell aufklären.

Die Abrechnung

Sind alle Arbeiten protokolliert, so können sie auch automatisiert abgerechnet werden. In iscrm finden Sie im Rechnungsmodul den Menüeintrag Arbeitszeiten & Auslagen abrechnen…  Wenn Sie darauf klicken bekommen Sie ein neues Fenster, in dem Sie die Bedingungen für die Abrechnung spezifizieren können. Mit einem Klick auf Abrechnung vorbereiten werden Sie durch den Prozess der Rechnungserstellung geführt.

Zum Schluss werden die Rechnungen angelegt und müssen nur noch verschickt werden. Was ist das für eine Arbeitsersparnis im Vergleich zur manuellen Abrechnung! Und das Beste dabei ist, dass keine Fehler passieren – weder werden falsche Berechnungen durchgeführt noch werden Arbeiten ganz übersehen.

Über uns

Wir entwickeln seit Jahren webbasierte CRM und ERP Software für Unternehmen jeder Größe und Branche. Unser Ziel ist die professionelle und anwenderfreundliche Unternehmenssoftware, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtert.

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Hinweis: Eine Vereinbarung zur Auftragsdatenvereinbarung können Sie sich in iscrm (siehe Footerbereich) herunterladen
 

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