Arbeitsplan App

Die Auftragsbearbeitung planen und überwachen

Der Arbeitsplan hilft Handwerkern, Dienstleister und Produktionsfirmen die Bearbeitung von Aufträgen genau zu planen und zu überwachen. Außerdem werden damit alle im Rahmen der Auftragsbearbeitung erforderlichen Arbeits- und Kontrollschritte genau dokumentiert – nicht nur für interne Zwecke sondern auch für die Kunden; sie werden es Ihnen danken.

Für die Planung und Überwachung der Auftragsbearbeitung stellt unsere Online Geschäftsanwendung iscrm die sgn. Arbeitsplan App zur Verfügung.

Hinweis: Im produzierenden Bereich wird dieser Plan häufig auch als Fertigungsplan bezeichnet und kann bei Bedarf mit einem Maschinenbelegungsplan gekoppelt werden.

Arbeitsplan App

Vorbereitung

Unter System > Benutzerverwaltung > Rechte legen Sie fest, wer auf der Arbeitsplan App zugreifen darf. Hat ein Benutzer dieses Recht, so wird in der Auftragsverwaltung ein zusätzlicher Tabreiter mit der Bezeichnung Arbeitsplan eingeblendet.

Inhalte

In einer Arbeitsplan App wird hinterlegt, wer, wann, welche Arbeiten auf den Auftrag durchzuführen hat. Dabei

  • können interne Mitarbeiter/innen wie auch externe Zulieferer/Dienstleister eingebunden werden.
  • kann die Auftragsplanung auf Basis von Kalenderwochen oder exakt auf Basis von Kalendertagen erfolgen. Auf welcher Zeit-Basis gearbeitet werden soll wird in der System-Einstellung definiert.
  • wird zwischen geplanter Zeit und tatsächlicher Ausführungszeit (Ist-Zeit) unterschieden. Liegt das das  Plan-Start-Datum in der Vergangenheit, so gilt der Arbeitsschritt als überfällig. Ist das Ist-Ende-Datum ausgefüllt, so gilt der Arbeitsschritt als abgeschlossen.
  • können durch Änderung eines Plan-Start-Datums alle nachfolgenden Arbeiten automatisiert verschoben werden.
  • kann die Reihenfolge der Arbeitsschritte per drag&drop über die Arbeitsschritt-Nummer verändert werden.
  • können reine Hinweis-Zeilen zur besseren Gliederung und/oder zur Erklärung eingefügt werden

Für jeden erledigten Arbeitsschritt hat der/die Verantwortliche im Arbeitsplan einzutragen wann die Teilaufgabe erledigt wurde, so dass der nächste Arbeitsschritt bearbeitet werden kann.  Der Status eines Arbeitsschrittes ergibt sich maßgeblich aus dem Ist-Ende-Datum und wird im Plan farblich gekennzeichnet, so dass Sie schnell erkennen ob die Auftragsbearbeitung nach Plan verläuft.

Ist ein Arbeitsplan einmal vollständig eingetragen so kann dieser als Vorlage abgespeichert werden. Eine Vorlage kann beim nächsten Auftrag wiederverwendet werden.

Tipp: Legen Sie sich für die Schlüsselliste Auftragsstatus die für Sie passenden Merkmale (zB Neu, In Planung, In Bearbeitung, Abgeschlossen, …) an und pflegen Sie den Auftragsstatus penibel bei jeder maßgeblichen Änderung in der Auftragsbearbeitung. So können Sie schnell über die gerade wichtigen Aufträge filtern.

Arbeitsplan-Druck

Ein Arbeitsplan kann jederzeit als PDF ausgegeben und an alle Beteiligten per E-Mail versendet werden. So stellen Sie einen gemeinsamen Kenntnisstand für alle involvierten Personen sicher. Der Ausdruck des Arbeitsplans wird über eine eigene Druckvorlage eingestellt.

Sonstiges

Unter dem Kommando Mehr > Arbeitsplan Wochenkalender können Sie sich alle  Arbeitsschritte über alle Aufträge anzeigen lassen um z.B. Überbelegungen festzustellen und zu bereingen.

Hinweis: Die Arbeitsschritte können im Wochenkalender bearbeitet werden. Einfach auf den entsprechenden Eintrag klicken um das Bearbeitungsfenster zu öffnen.

Hinweis: Der Wochenkalender benötigt eine Vorselektion der auszuwertenden Aufträge. Die Vorselektion erstellen Sie über das Filter-Kommando.

Erstellen Sie sich über Tools > Reporting Kontroll-Auswertungen und binden Sie diese als Dashboard-Statistik im Auftragsmodul ein. So sehen Sie mit einem Mausklick welche Arbeiten z.B. gerade aktiv und/oder überfällig sind.  Auch bereits belegte Zeiten können so dargestellt werden.